기업의 목표와 전략, 그리고 계획을 수립하는 등 기업활동의 방향에 결정적인 영향을 미치는 의사결정을 하기 때문이다. 이러한 최고경영층의 의사결정에 필요한 정보를 적시에 제공하고 필요한 경우 의사결정을 지원하는 시스템이 바로 중역정보시스템(EIS : Executive Information System)이다.
1. 중역정보시스템의 정의
기업의 중역은 기업의 전반적인 활동을 관리할 뿐만 아니라 기업의 목표를 설정하고 이를 달성하기 위한 전략과 행동계획을 수립한다. 즉 중역들은 현재의 경쟁상황이나 기업의 성과수준의 이해, 기업이 당면하고 있는 문제점이나 위기 또는 새로운 기회의 발견, 그리고 시장, 기술, 기타 사업환경에 있어서의 새로운 변화에 대한 예측 등을 통하여 새로운 사업을 구상하고 기업의 방향을 설정하게 된다. 이러한 역할을 수행하는 중역들이 일반적으로 직면하고 있는 환경을 살펴보면 많은 종류의 복잡한 전략적 문제가 상존하고, 이를 해결하기 위해서는 반복적이기 보다 비구조적이고 비정형적인 의사결정이 요구되며, 항상 시간적인 압박감에 시달린다. 또한 중역들은 기업 외부적으로는 협상가로, 내부적으로는 상호 합의를 위한 조력자와 의견충돌시의 해결자로 행동해야 한다. 따라서 이러한 중역들의 업무와 관련된 신속한 정보습득과 정확한 의사결정은 급변하는 기업환경과 치열한 경쟁속에서 기업의 성공에 절대적인 영향을 미치는 요소가 된다.
(1) 경영자들의 정보획득 과정
일반적으로 중역들이 필요한 정보를 획득하는 과정을 살펴보면 대부분의 중역들은 의사결정에 필요한 많은 정보를 비공식적인 회합을 통해 얻고 있다. 즉 정치, 경제의 각 분야에 걸친 사회지도자층과의 만남의 자리에서 전략적인 정보의 핵심 사항을 얻을 수 있다. 또한 의사결정에 필요한 공식적인 기업 내외의 전략적인 정보는 조직구성원의 보고나 회의를 통해 요약되고 제공된다. 그러나 이러한 공식적인 정보는 일반적으로 몇단계에 걸친 수정과 변경의 과정을 통해 경영자에게 도달하게 되므로 시간적으로나 내용적으로 의사결정에 바람직한 형태로 제공되지 못하는 경우가 많다. (2) 경영자에게 필요한 정보의 종류
일반적으로 경영자가 필요한 정보의 종류는 요약정보, 경고정보, 주요지표, 상황정보, 가쉽, 그리고 외부정보 등과 같이 크게 여섯 가지의 정보로 나누어 볼 수 있다.
요약정보(comfort information)
사업이나 조직의 일반적인 상태를 요약해주는 정보이다. 여기에 속하는 정보에는 가장 최근의 판매성과나 생산성, 또는 주요 계정이나 고객의 상태 등이 포함될 수 있다. 경영자들은 전형적으로 이러한 종류의 정보확인과 분석에 많은 시간을 할애하지는 않지만 이러한 정보는 현재 기업의 현황을 파악하는데 가장 기본적인 정보이므로 항상 경영자에게 제공되어야 한다.
경고정보(warning) 계획된 기업활동의 변경이나 관리적 관심을 요하는 상황의 발생가능성을 미리 예시하는 정보를 말한다. 경영자는 기업활동에 있어서 심각한 문제가 발생하기 전에 그러한 상황의 발생을 예방하거나 상황발생에 따른 대처방안을 수립할 수 있도록 가능하면 미리 적절한 사전적 정보를 제공받아야 한다.
주요지표(key indicator) 생산성, 불량률, 클레임 발생률, 재가공 비율, 원가구성비 등과 같이 조직성과를 측정하여 평가할 수 있는 주요 정보를 말한다. 이러한 지표는 가능한 경우 계량화되어 정보시스템에 의해 관리된다.
상황정보(situational information) 경영자의 관심을 요구하는 문제 또는 이슈에 관한 현황정보이다. 상황은 하급자의 개인적인 문제에서부터 주요 광고계획에 이르기까지 다양할 수 있다. 경영자들은 종종 이러한 상황정보를 지속적으로 감시해야 하는 경우가 많다.
가쉽(gossip) 때로는 정확하기도 하지만 때로는 요점에서 아주 벗어난 사무실이나 산업내에 떠돌아 다니는 비공식적인 정보를 말한다. 경영자들은 가쉽을 통하여 사람들이 어떠한 생각을 하고 있는지 알 수 있게 되기도 하고, 때로는 근거없는 소문이라 할지라도 의사결정에 결정적인 단서를 제공할 수도 있기 때문에 지속적으로 가쉽을 파악할 수 있어야 한다.
외부정보(external information) 기업의 외부로부터 제공되는 정보를 말한다. 경쟁자들에 대한 정보, 산업현황과 발전방향에 대한 정보, 정부정책에 대한 정보, 그리고 국제관계의 변화에 대한 정보 등이 이에 해당된다.이와 같이 기업의 성과에 절대적인 기업 내외부의 정보를 중역이 쉽게 접근하여 의사결정에 활용할 수 있도록 설계한 정보시스템을 중역정보시스템(EIS)이라 한다. 중역정보시스템은 사용하기 쉽고, 이해하기 쉬우며, 내용을 분석적으로 검토할 수 있는 기능을 제공할 수 있어야 한다. 키보드보다는 마우스나 터치스크린을, 복잡한 명령문보다는 쉬운 메뉴방식을, 표보다는 그래프로, 단편적인 내용보다는 문제점과 원인을 분석할 수 있는 정보제공체계를 갖추는 것이 요구된다.
2. 중역정보시스템의 특성
의사결정지원시스템(DSS)과는 달리 중역정보시스템은 경영자들이 당면하는 문제들에 초점을 맞추어 이를 해결하기 위하여 필요한 정보의 제공을 위해 개발된다. 예를 들어 현재 기업의 운영현황은 어떠한가? 어떤 사업에 주력해야만 하는가? 경쟁자들은 무엇을 어떻게 하고 있는가? 기업경영에 필요한 자금을 얻기 위하여 어떠한 방법이 가장 적절한가? 등과 같은 문제들에 대한 적절한 해답을 얻어낼 수 있도록 중역정보시스템이 활용된다. 그러므로 중역정보시스템은 다음과 같은 몇가지 특성을 가지고 있다. 전략적인 정보나 예외적인 정보를 요약된 정보로 제공
일반적으로 최고경영층은 회사의 전략적인 문제를 해결하기 위한 업무를 수행하므로 대량의 거래자료보다는 필요에 맞게 걸러지고 요약된 전략적인 정보를 제공한다.
기업전체의 관리적인 정보보다는 경영자가 당면하는 문제중심의 정보를 제공 일상적인 기업현황에 대한 정보도 필요하지만 경영자가 당면하게 될 문제들을 예상하여 이의 해결에 필요한 정보를 제공하거나, 예상치 못한 문제가 발생하는 경우 사태의 분석과 이에 따른 가장 합리적인 의사결정을 행할 수 있도록 필요한 정보와 분석기법을 제공한다.
컴퓨터 사용이 서툰 경영자로 할지라도 쉽게 조작하고 이해할 수 있는 형태로 개발 일반적으로 경영자는 컴퓨터에 대한 전문지식이 없고, 전문지식을 배울만한 시간적 여유가 없으므로 하드웨어의 조작이나 소프트웨어의 사용을 간편하게 하도록 개발되어야 한다.
제공되는 정보를 주로 표와 그래프를 이용하여 짧은 시간에 쉽게 이해할 수 있는 형태로 제공 경영자를 대상으로 하는 정보시스템은 정보의 내용뿐만 아니라 정보의 제공형태에 있어서도 다른 정보시스템과는 다른 특성을 가진다. 즉 같은 정보라 하더라도 경영자가 좀 더 쉽고 빨리 이해할 수 있도록 요약된 표나 그래프를 사용하여 표현하며, 정보시스템은 이러한 기능을 제공할 수 있는 시스템으로 구성된다.
상용화된 패키지의 사용 중역정보시스템은 다양한 문제와 상황에 맞는 분석기법과 데이터의 저장관리기능을 필요로 하지만 신속하게 개발되어 경영자의 요구에 부응할 수 있어야 하므로 주로 상용화된 패키지를 이용하거나 이를 개선한 형태로 제공된다. 많이 사용되고 있는 PC용 중역정보시스템 패키지로는 하이델베르그 해리스(Heidelberg Harris)의 포리스트 앤 트리즈(Forest & Trees), 텍사스 인스트루먼트(Texas Instrument)의 라이트쉽(Lightship), 닥터 페퍼/세븐업(Dr Pepper/7UP)의 파워플레이(Powerplay) 등이 있다.